Notionの使い方 中級編
このページ（中級編）のゴールは「データベースで運用する」こと。
「一覧を作る」だけで終わらせず、ビュー・フィルター・テンプレートを使って“毎日まわる仕組み”にするところまで進みます。
対象読者
- 初級編（ページ・ブロック・共有・検索）をひと通り触った方
- タスクや議事録を「ページ」で管理してきたが、件数が増えて見づらくなってきた方
- チームで「同じ情報を、人によって違う見方で」使いたい方
1. データベースとは？（ページの一覧＋列）
データベースは、ひとことで言うと 「ページの一覧表」 です。
1行＝1ページ（アイテム）で、各行に プロパティ（列） で情報を足していきます。
初級の「ページ」との違い：ページは“1枚の紙”、データベースは“その紙を何枚も挟めるバインダー＋背表紙のラベル（プロパティ）”。並べ替え・絞り込み・集計ができるのが最大の違いです。
画面イメージ：表ビュー
下のような見た目になります（これが一番基本の「表」）。
| 📝 タスク名 | ステータス | 担当 | 期限 | 優先度 |
|---|---|---|---|---|
| 請求書の作成 | 🟡 進行中 | 花岡 | 6/15 | 高 |
| 面談シートの準備 | ⚪ 未着手 | 宮内 | 6/18 | 中 |
| 研修資料の更新 | 🟢 完了 | 原 | 6/10 | 低 |
作り方： を打って 「データベース - インライン」 を選ぶと、ページの中に表が作れます。列の「＋」からプロパティを追加していきましょう。
2. プロパティ（列）の種類を押さえる
プロパティ＝列の「型」です。型を正しく選ぶと、後で絞り込み・集計がラクになります。中級でよく使うのは次のあたりです。
| プロパティ | 用途 | 例 |
|---|---|---|
| テキスト | 自由記述のメモ | 備考、補足 |
| セレクト | 1つだけ選ぶ分類 | 優先度（高/中/低） |
| マルチセレクト | 複数選べるタグ | カテゴリ、部署 |
| ステータス | 進捗（未着手/進行中/完了） | タスクの状態 |
| 日付 | 期限・予定日 | 締切、開催日 |
| 人（担当者） | メンバーの割り当て | 担当、レビュアー |
| チェックボックス | 完了/未完了のオンオフ | 確認済み |
コツ：自由記述（テキスト）に頼りすぎないこと。セレクトやステータスで“選ぶ”形にすると、表記ゆれが消えて、絞り込みと集計が一気に効くようになります。
3. ビュー＝同じ情報を「見せ方だけ」変える
中級の主役が ビュー です。
データの実体は1つのまま、表・ボード・カレンダー…と見た目だけ切り替えられます（情報を複製しません）。
🗂️ 画面イメージ：ボードビュー（カンバン）
ステータスごとに“付箋”が並ぶ見せ方。ドラッグで列を移動＝状態を更新できます。
| ⚪ 未着手 | 🟡 進行中 | 🟢 完了 |
|---|---|---|
| 面談シートの準備 👤宮内 ・ 6/18 | 請求書の作成 👤花岡 ・ 6/15 | 研修資料の更新 👤原 ・ 6/10 |
| 備品の発注 👤原 ・ 6/20 | シフト表の配布 👤宮内 ・ 6/8 |
📅 画面イメージ：カレンダービュー
日付プロパティを基準に、予定や締切を月表示で確認できます。
| 月 | 火 | 水 | 木 | 金 |
|---|---|---|---|---|
| 9 | 10 🟢研修資料 | 11 | 12 | 13 |
| 16 | 17 | 18 ⚪面談シート | 19 | 20 ⚪備品発注 |
ビューの追加：データベース左上の ビュー名の横「＋」 から、表・ボード・カレンダー・ギャラリー・リスト・タイムラインを追加できます。用途別に複数置いておくのが中級の定番です。
4. フィルター・並べ替え・グループ化
ビューごとに、表示する内容を“自分仕様”に絞れます。ここが使えると一気にラクになります。
- フィルター：条件で絞る（例：「担当＝自分」「ステータス≠完了」→ 自分の残タスクだけ）
- 並べ替え：順番を決める（例：期限が近い順）
- グループ化：かたまりで見る（例：担当者ごと／優先度ごと）
鉄板ビュー：「自分の未完了タスク（担当＝自分 × ステータス≠完了 × 期限が近い順）」を1つ作るだけで、毎朝の“何からやる？”が解決します。
5. 実践例①：タスク管理データベース
最小構成：タスク名（タイトル）／ステータス／担当（人）／期限（日付）／優先度（セレクト）
- →「データベース - インライン」で表を作成
- プロパティを上の5つに整える
- ビューを3つ用意する
- 表：全体の一覧・編集用
- ボード（ステータスでグループ）：進捗の見える化
- カレンダー（期限基準）：締切の把握
- 「自分の未完了」フィルタービューを追加
→ これで「抜け漏れ」「属人化」「締切忘れ」がまとめて減ります。
6. 実践例②：議事録データベース
初級でテンプレ化した議事録を、データベース化して“探せる・集計できる”状態にします。
最小構成：タイトル／日付／参加者（人）／カテゴリ（マルチセレクト：定例・採用・経営…）／決定事項（テキスト）
- 会議ごとに1ページ（＝1行）を追加
- 本文には初級のテンプレ（目的・決定事項・ToDo・メモ）をそのまま使う
- カレンダービューで「いつ何の会議をしたか」を一望
- カテゴリでフィルターすれば「採用会議だけ」を即抽出
7. もう一歩便利に：テンプレートとリンクドビュー
- データベーステンプレート：新規行に“ひな形の本文”を自動で入れる仕組み。 議事録DBで「目的・決定事項・ToDo」入りのテンプレを用意すれば、毎回ゼロから書かずに済みます。 （データベース右上「新規」の横「▾」→「＋ 新規テンプレート」）
- リンクドビュー（リンクドデータベース）：既存のデータベースを、別のページに“分身”として表示する機能。 実体は1つのまま、トップページに「自分のタスクだけ」を映す、といった使い方ができます。 （ →「データベース - リンクドビュー」）
中級の考え方：データは1か所に集約し、見せ方（ビュー）を必要な場所に配る。これで「コピーが乱立して、どれが最新か分からない」を防げます。
8. 中級のゴール（ここまでできたらOK）
- インラインでデータベースを作れる
- プロパティの型を使い分けられる（ステータス／セレクト／日付／人）
- 1つのDBに複数ビュー（表・ボード・カレンダー）を作れる
- フィルターで「自分の未完了」ビューを作れる
- テンプレート／リンクドビューの使いどころが分かる
次に進む（上級編へのつなぎ）
「初級編＝迷わず使い始める」
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「上級編＝関係（リレーション）・ロールアップ・自動化で“組織で回る仕組み”にする」
上級編では、複数データベースの連携（リレーション／ロールアップ）、テンプレートの本格運用、自動化（オートメーション）・AI活用 に進みます。